La signature mail
un outil de communication à part entière

La signature mail permet d’authentifier votre mail en affichant votre identité et d’autres informations telles que vos coordonnées. Mais savez-vous qu’elle constitue un excellent vecteur de communication ? Dans cet article, je vous explique pourquoi et vous listerai quelques outils gratuits vous permettant de réaliser votre signature mail professionnelle et personnalisée.

Une signature mail, pour quoi faire ?

La signature mail a le même rôle qu’une carte de visite en version numérique. Insérée en bas de vos mails, elle garantit votre identité et permet de donner des informations de contact (coordonnées téléphoniques et postales) mais aussi d’autres informations comme l’adresse de votre site internet, celle de votre blog ou encore celles des pages de vos réseaux sociaux par exemple. Elle est donc très importante car elle permet aux destinataires de votre mail de retrouver rapidement vos coordonnées et toutes autres informations que vous choisirez de communiquer. Mais elle est encore plus primordiale car LE vecteur de communication le plus utilisé dans le milieu professionnel de nos jours est… roulements de tambourl’email

Une signature mail soignée permet de renvoyer une bonne image à vos interlocuteurs, tout en reflétant un côté sérieux et professionnel.

Exemple d'une signature mail personnalisée.
Exemple d'une signature mail personnalisée

Comment créer sa signature mail personnalisée ?

Il est aujourd’hui possible de personnaliser entièrement sa signature mail et je vais vous expliquer comment.

Mais avant tout, quelles sont les informations que l’on doit retrouver dans votre signature mail ? Vous trouverez ici une liste non exhaustive mais, ne perdez pas de vue qu’il faut tout de même rester concis pour ne pas noyer vos interlocuteurs avec trop d’informations.

  • le logo de l’entreprise et/ou votre photo
  • vos noms et prénoms
  • votre fonction au sein de l’entreprise
  • le nom de l’entreprise 
  • les coordonnées postales et téléphoniques
  • un ou des boutons d’appel à l’action tels que le lien vers votre site internet et/ou votre blog ou, par exemple, la page de votre boutique en ligne
  • les icônes des pages de vos réseaux sociaux
  • vous pouvez également profiter de votre signature mail pour communiquer sur vos dernières actualités (événement, promotion exceptionnelle, etc)
Exemple d'une signature mail personnalisée.
Exemple d'une signature mail personnalisée

Trois générateurs gratuits de signature mail

Vous trouverez ci-dessous une liste de trois outils vous permettant de créer une signature à votre image, tout en reprenant la charte graphique de votre entreprise : 

  • Hubspot : c’est mon outil favori du moment, celui que j’ai utilisé pour concevoir ma propre signature. Très simple d’utilisation, il faut d’abord se créer un compte. Puis une fois votre compte créé, choisissez le modèle de signature qui vous convient (il y a 6 modèles proposés), indiquez les informations que vous souhaitez mettre en avant (nom, prénom, nom de l’entreprise, fonction, numéro de téléphone, url de votre site web, adresse mail, liens vers les pages de vos réseaux sociaux), ajoutez les références des couleurs de votre entreprise et choisissez une police ainsi qu’une taille de police. Puis, terminez en chargeant des images (photo de votre profil, logo de votre entreprise) et en créant un bouton d’appel à l’action personnalisé (pour ma part, j’ai choisi de mettre en avant mon blog en communication).
  • Signature maker : un autre outil gratuit pour créer votre signature en html. Ce générateur est plus limité que Hubspot mais il permet de regrouper les informations nécessaires à mettre en avant : nom / prénom, intitulé du poste, nom de l’entreprise, coordonnées postales et téléphoniques, url de votre site, photo de profil et icônes de vos réseaux sociaux. Par contre, vous ne pouvez ni personnaliser les couleurs, ni la police. En revanche, avec cet outil, votre signature mail est créée en un temps record 😉
  • mailsignatures : avec ce générateur, vous commencez par choisir votre fournisseur de messagerie (Outlook, Apple Mail, Gmail, Thunderbird, Microsoft 365, etc.) puis vous choisissez un modèle de signature (une quarantaine de modèles vous sont proposés !). Vous poursuivez en entrant les informations vous concernant : nom, prénom, intitulé du poste, adresse email, numéro de téléphone, nom de l’entreprise, url du site internet, coordonnées postales. Vous pouvez ensuite indiquer les url des photos que vous souhaitez ajouter (photo de profil, logo, bannière). Cet outil vous donne la possibilité d’ajouter un disclaimer e-mail (13 exemples vous sont proposés). Enfin, vous pouvez personnaliser les couleurs en appliquant les références couleurs de votre charte graphique ainsi que le style de police. Puis, vous terminez par renseigner les liens des pages de vos réseaux sociaux. Autant dire que ce dernier outil est très complet !

C’est à vous de jouer, essayez plusieurs outils pour voir avec lequel vous vous sentez le plus à l’aise, et, créez la signature mail qui vous ressemblera !